为加强学校会计档案管理，规范会计档案工作，保证会计档案的安全完整，根据财政部《会计档案管理办法》（国家档案局令第79号文件）要求，结合学校实际，制定本办法。

第一条  会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。

第二条  会计档案具有两方面作用，一是查证作用，主要是查证事后某个会计事项的具体处理过程是否正确的书面证明；二是史料作用，主要是总结学校事业发展和财务管理经验与教训的重要资料。

第三条  会计档案具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿及其他会计账簿（月度项目分析表账簿，科目余额表账簿）。

（三）财务报告类：年度财务报告（预算、决算），包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财务报告。

（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、工资册及其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案的保管清册、销毁清册、会计档案移交清册等。

（五）会计电算化电子档案。

第四条  会计凭证经复核人员复核无误后，按照凭证编号顺序连同记账凭证科目汇总表，在当月会计事项结束后及时装订成册，最晚不超过次月15日。

第五条  为便于查阅，装订成册的会计凭证应在封面上注明凭证所属日期、种类、张数和起讫号数等，编制会计档案保管清册。

第六条  活页账簿、人员工资明细资料及银行对账单按年度归类装订成册，在封面上注明账簿名称，在扉页上注明单位名称、账簿名称、所属日期，加盖记账员名章、会计主管名章、单位财务章，移交专职档案员一并保存。

第七条  设置会计档案管理岗位，负责会计档案管理。出纳员不得兼任会计档案的管理工作。

第八条  电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质、光盘存储的会计数据和计算机打印的会计数据，要存放在专门的档案室，做好防消磁、防火、防潮湿和防尘工作，重要的会计档案应备双份，存放在档案室及财务处两个地点，会计电算化档案与手工会计保管期限一致。

    第九条  当年形成的会计档案，在会计年度终了，可暂由财务处保管一年，期满后由财务处编制移交清册，移交学校档案室统一保管。

第十条  存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号登记，清楚地标注备份数据时的期间、备份日期、次数及备份人姓名等。

第十一条  会计软件全套档案资料以及软件程序视同会计档案保管，保管期按国家主管部门统一规定。采用磁性介质保管的会计档案要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

第十二条  会计档案原则上不得借阅，如有特殊需要，借阅人提出书面申请，经财务处领导同意，可以提供查阅或复制，由档案管理人员负责办理查询、复制登记手续，并及时收回。查阅或复制会计档案人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

财务处人员借阅当年会计档案，由会计科科长审批，借阅往年会计档案，须经财务处处长审批；其他人员借阅会计档案，必须经财务处处长审批。

第十三条  三年内的会计档案，由财务处档案管理员负责查阅。如需复印原始凭证，须经财务处处长同意方可执行，会计档案不得由外单位人员借出复印，必须由财务人员一并前往复印地点复印，并及时收回会计档案。

第十四条  会计电算化档案不得外借。因恢复历史数据借用时，要经过财务处处长批准，并办理借阅手续。在恢复历史数据过程中，操作人员不得对会计电算化档案的内容进行非法删除和修改，归还时应认真检查病毒，防止病毒感染。

第十五条  因工作岗位调整更换档案管理员时，须办理移交手续，编制会计档案移交清册，列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容，交接双方经办人及监交人须在移交清册上签字，移交会计电算化档案须由财务处处长监交，交接双方经办人和监交人应在移交清册上签字。

第十六条  会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，可分为永久和定期会计档案两类，定期保管期限一般分为10年和30年，如各种账簿和会计凭证至少要保存三十年，其中涉及外事等重要账簿凭证要长期保存，事业单位会计档案的保管期如表所示。

表：事业单位会计档案保管期限表

第十七条  各类会计档案的保管期限原则上应当按照上表执行，上表规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

第十八条  单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限，对保管期满，确无保存价值的可以销毁。

第十九条  保管期满的会计档案（包括电算化档案），由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见，列明应当销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。实施销毁时，应当由单位档案机构、审计机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字，并将监销情况报告单位负责人。

第二十条  保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在建设期的基建项目，其会计档案保管期满的，会计档案不得销毁。

第二十一条  行政事业性收费票据存根，依据国家教育部转发财政部《行政事业性收费和政府性基金票据管理规定》要求，存满五年后，根据陕西省财政厅票据管理要求，填写销毁清单进行销毁，同时备案存档。

第二十二条   上级主管部门印发文件、学校有关文件及财务处有关文件等，执行文书档案管理规定，不适用本办法。