陕西学前师范学院协同
办公系统管理办法
第一章 总则
第一条 陕西学前师范学院协同办公系统（以下简称“OA系统”）是基于校园网，覆盖学校各二级学院、各部门的综合办公平台。该系统是学校信息化建设的重要组成，是推进“最多跑一次”改革、提升管理服务质量的重要抓手。为保障OA系统规范有效运行，结合学校实际，制定本办法。
第二条 OA系统及其数据库按照高等学校管理信息化系统建设标准和安全等级保护要求等搭建部署，采用浏览器、APP/服务器结构作为基本运行平台和信息交换基础。
第三条 OA系统服务器用于存放所有办公数据和文件信息；浏览器、APP作为展现和处理办公数据信息的窗口，供校内各单位和广大师生进行信息的查阅、输入、修改、传送与发布等。
第四条 各类用户操作指南及电子公文流程使用说明，详见OA系统中“公告中心”栏目。
第二章 组织管理
第五条 OA系统运行由学校统一管理，党政办公室是OA系统的主管部门，负责制定OA系统建设计划、组织协调部署实施、应用培训等；并指定专人为学校OA系统管理员，负责日常管理。
第六条 网络与信息中心负责OA系统建设的技术和条件支撑，负责服务器日常维护，保障OA系统安全，定期备份。
第七条 各单位确定一名负责人分管本单位OA系统使用管理工作，指定一名公文专员和一名系统管理员（两者可兼任）。公文专员原则上由本单位办公室主任或负责办公室工作的人员担任，系统管理员要求熟悉OA系统操作。
第八条 各单位OA系统使用管理负责人职责：
（一）负责学校OA系统中本单位流程的规划和建设；
（二）组织配合完成OA系统建设和应用推广任务；
（三）负责组织本单位人员培训；
（四）负责本单位OA系统的安全和保密工作；
（五）负责督促指导本单位公文专员和系统管理员工作；
（六）负责本单位OA系统使用管理的其他工作。
第九条 各单位公文专员职责：
（一）负责OA系统有关公文的接收、传递和发送；
（二）负责发布本单位的通知公告；
（三）负责本单位公文的归档工作；
（四）负责规范本单位内部公文办理；
（五）接受学校OA系统管理员的业务指导和监督管理。
第十条 各单位系统管理员职责：
（一）负责本单位OA系统信息的维护；
（二）负责本单位用户管理，包括增加、修改、注销用户；
（三）培训和指导本单位用户规范使用OA系统；
（四）协助学校设计本单位相关的办事流程；
（五）根据单位需求，建设单位空间；
（六）接受学校OA系统管理员的技术指导和监督管理。
第十一条 党政办公室综合档案室负责按照电子档案规范管理相关规定，对OA系统产生的电子公文等材料归档工作进行指导和监督，负责电子档案的安全管理和查询利用等工作。
第三章 电子公文管理
第十二条 本办法中的电子公文特指非涉密的全校各类党政公文，是通过OA系统运转形成的具有规范格式的公文电子数据,具体包括公文形成、办理、传输和存储的信息记录；主要包括党政发文、校外收文、校内收文、会议纪要和通知公告等。
第十三条 除涉密和不便通过OA系统运转的公文外，学校所有公文处理原则上通过OA系统以电子公文形式流转办理。
第十四条 电子公文的文种、格式、行文规则依照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《陕西学前师范学院公文处理实施细则》（陕师院党〔2016〕2号）执行。
第十五条 党政发文。以学校党政名义对内和对外行文，由发文主办部门（单位）在OA系统中创建启动学校发文流程。
第十六条 校外收文。指上级机关和非隶属单位来文，由党政办公室将文件上传至OA系统后，启动收文办理流程。
第十七条 校内收文。指校内请示、报告等，是各二级学院、各部处向学校请示有关问题或报告有关事项的公文。由各单位在OA系统中创建文稿，启动请示报告流程。
第十八条 会议纪要。指党委会、校长办公会和其他专题会议纪要等，由党政办公室或会议组织部门负责记录，形成纪要后上传OA系统流转处理。
第十九条 校内通知。指各二级学院、各部处面向学校相关单位或师生发布的通知公告。由主办单位在OA系统中创建通知文稿，启动通知公告流程。
（一）有关学校组织的全校性工作会议或活动的通知，原则上以党政办公室的名义发布。
（二）各单位业务范围内的常规性工作通知或周知性的通知通告，以及职能部门、教辅单位为处理业务工作所召开的，需相关单位对口业务人员参加的会议及活动的通知，单位自行发布。
第二十条 所有电子公文流转，须先经主办单位负责人审批，由学校文秘人员、或单位公文专员负责流转或发布。
第二十一条 各单位接收电子公文时，应当认真核对，确认无误后方可接收，对紧急公文应及时签收办理；对不能正常接收或有误的电子公文，接收单位应及时与发送单位联系解决。
第二十二条 流程中每一环节的办理人须按要求完成公文处理工作，并规范书写明确性意见或建议后及时流转至下一环节。如果接收方发现来文不属于自己的职权范围，应及时退回并主动告知流程上一环节办理人。
第二十三条 为确保电子公文处理的时效性，各单位主要负责人和公文专员每日需主动浏览OA系统，及时查看、处理公文。
学校文秘人员、各单位公文专员等如因出差或请假无法处理公文的，须事先通过OA系统中的工作授权功能委托相关人员代为办理，代理人应履行委托人的一切责任和义务。
第二十四条 学校电子公文归档实行纸质文档和电子文档双套归档制。学校电子公文由党政办公室从OA系统中导出后统一打印核校后移交档案室归档。各单位公文专员负责本单位电子公文的归档整理及查询服务。
第二十五条 电子公文效力：
（一）OA系统电子公文与相应纸质公文具有同等效力；
（二）对外发文和用于存档的纸质公文由党政办公室统一印制；
（三）如需凭纸质公文办理相关业务，需在公文办理中注明，经审核批准后，由党政办公室印制后供相关单位领取；
（四）各单位可将OA系统公开发布的公文打印成纸质文件，该纸质文件与电子公文具有同等效力；
（五）非公开发布或过程性的党政电子公文，任何单位和个人不得复制成纸质形式作正式文件使用。
第四章 师生办事流程管理
第二十六条 师生办事流程处理按照“谁主管谁负责”的原则，采用线上与线下相结合的方式为师生办事提供便利，旨在提高办事效率和服务质量。
第二十七条 各办事流程负责单位须向师生提供表单模板和办理规范，方便师生线上办理相关事务。
第二十八条 各流程各个节点负责人每日需主动浏览OA系统，及时查看、处理。
第二十九条 流程节点负责人员因各种原因需进行调整的，各单位系统管理员应及时发起“OA系统用户单位或个人信息变更申请表”流程，并说明接任工作人员信息，做好交接。
第五章 用户管理
第三十条 OA系统的用户范围是全校师生，用户实行实名制账户管理。
第三十一条 系统用户的权限由党政办公室根据该用户的岗位职责、在校情况等设定。
第三十二条 新用户或新单位注册、老用户岗位调整或离职等，由本单位系统管理员发起“OA系统用户单位或个人信息变更申请表”流程，经单位负责人审批后，由党政办公室调整。对用户进行注销操作前，须处理完该用户所有待办事项，做好相关移交工作。
第三十三条 单位公文专员或单位系统管理员变更时，须做好完成交接和“传帮带”工作，培养接手工作人员尽快熟悉工作。
第三十四条 所有用户应妥善保管个人账号、密码等，严禁提供给无关人员。用户密码应经常更换，使用强度较高的密码，密码应同时包含字母、数字和特殊字符，长度不少于8位。登录系统后因故离开时要退出系统，以确保账号安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知单位系统管理员处理。因泄露个人密码或盗取他人密码造成不良后果的，将依法依规追究相关人员责任。
第六章 安全管理
第三十五条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》（国务院令第147号）、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》（公安部令第33号）和《陕西学前师范学院网络与信息安全管理办法》（陕师院综〔2019〕44号）。
第三十六条 网络与信息中心为OA系统提供主服务器及其备份服务器系统，保证OA系统正常运行，同时建立健全服务器运行日志，日志保存180日以上。
第三十七条 学校OA系统管理员应实时监控系统运行状况，定期备份相关数据，建立系统日志备份，日志保存180日以上，防止OA系统数据丢失或被非法使用，确保系统安全和正常使用。
第三十八条 登录OA系统的计算机须安装杀毒软件，并定期杀毒，使用外来磁盘须进行检测，严防病毒破坏OA系统。
第三十九条 所有用户不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，严禁在OA系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造或输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第四十条 所有用户应按规定权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人账号，不得干扰其他用户正常使用。
第四十一条 所有用户要切实落实保密责任，不得在系统中发布涉及国家和学校秘密的信息。
第四十二条 所有用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统。
第四十三条 违反本办法及国家有关法律、法规，给国家、集体或他人合法权益造成损失的，将依规定追究相关责任。
第七章 附则
第四十四条 本办法由党政办公室负责解释。
第四十五条 本办法自印发之日起施行。
